¿Cómo compartir o presentar documentos accesibles?

Para lograr que una reunión sea accesible es de vital importancia que los documentos que se vayan a mandar a los asistentes sean accesibles y que las presentaciones que se vayan a compartir cumplan con las directrices a seguir para que sean satisfactoriamente reconocidas por el Escáner OCR.

En lo referente a los primeros, es importante seguir unas pautas en la creación de los documentos para garantizar que la información que contienen sea accesible para todas las personas, independientemente de sus necesidades y preferencias de visualización.

En cuanto a los segundos, el formato preferido de archivos para usar en las reuniones es el de presentación.

PowerPoint es el archivo más usado por las opciones que ofrece para combinar diferentes recursos, como texto, imágenes, audio, diagramas y animaciones, y porque favorece que la presentación de la información sea más esquemática, sencilla y usando mayores tamaños de fuente que otros formatos de documentos.

Esos recursos facilitan que personas con discapacidad visual, cognitiva e intelectual puedan seguir adecuadamente la presentación.

Además, AccessMeet incorpora una funcionalidad de reconocimiento automático de contenido en presentaciones, Escáner OCR, de tal manera que cuando se comparta dicha información, los asistentes con discapacidad visual puedan conocer la información presentada haciendo uso de su lector de pantalla.

Para que sea posible transmitir el contenido de esa presentación es necesario que el contenido de la presentación siga una serie de recomendaciones extraídas de múltiples pruebas realizadas durante la fase de creación de la plataforma y que se pueden encontrar en este enlace al Manual de Buenas Prácticas. Así funcionará mejor el reconocimiento automático de las presentaciones y sus imágenes.

Para que la presentación pueda pasar por el servicio de transcripción de imagen a texto se debe tener en cuenta, por ejemplo, que las imágenes estén enmarcadas en un borde que contraste con el fondo.

Además, las imágenes deben tener suficiente resolución para permitir que los usuarios hagan Zoom sobre ellas sin perder calidad.

Se recomienda que tanto las presentaciones que se vayan a usar durante la reunión como el material adicional que se vaya a mencionar durante la misma sea enviado con antelación al gestor de la reunión y así se puede compartir con el resto de los asistentes antes de la fecha de celebración del encuentro.

Directrices para realizar documentos accesibles

A continuación, se adjunta un listado de elementos a tener en cuenta para que los documentos sean accesibles. Lo referente a buenas prácticas para el buen funcionamiento del Escáner OCR se puede encontrar en este enlace y son requisitos extra a estos, tanto en contenido como en forma, mejorando su cognición para todas las personas y también facilitando su lectura para personas con discapacidad visual, las herramientas de lectura de pantalla para personas ciegas, etc.:

• Las frases deben ser cortas y directas, y los nexos que se utilicen en oraciones compuestas deben ser palabras sencillas como “pero” o “aunque”.
• El idioma de corrección de todo el documento, así como de palabras sueltas que estén en un idioma distinto, deberá ser el correcto.
• Deben usarse tipografías sin formatos serifa, remates o detalles adicionales en los bordes de las letras, como son el caso de Arial o Verdana. Además, el tamaño debe superar los 12 puntos y usar colores que garanticen un contraste alto entre las letras y el fondo.
• Cada sección del documento deberá tener un título o subtítulo asociado al nivel que corresponda. El estilo de cada uno debe corresponder a un estilo de nivel de título diferente.
• Los párrafos deberán estar alineados a la izquierda.
• Deberán establecerse márgenes en las páginas para que en ningún caso se puedan tener frases de más de 80 caracteres.
• Las líneas y párrafos deben estar separadas entre ellas un punto y medio.
• Cada capítulo o sección deberá empezar en una página nueva. Para ello será necesario usar un salto de página y sección en caso de ser necesario.
• Las listas ordenadas y enumeradas deberán crearse usando las opciones de viñetas que proporcionan los editores de texto, nunca usando manualmente símbolos o números.
• Se tratará de evitar el uso de columnas y, en caso de ser necesario, se utilizarán herramientas para crearlas. Nunca se hará uso de tabuladores o tablas.
• En caso de ser necesario incluir una tabla, deberá ser pequeña, ocupar una única página y, en caso de no ser posible, en cada página deberá repetirse el encabezado. Se evitarán combinaciones de celdas y deberá existir un resumen de la tabla.
• Todas las imágenes y tablas deberán tener un título asociado creado como referencia dentro del documento, no de manera manual.
• Es recomendable el uso de tablas de contenidos e ilustraciones al inicio del documento. Las mismas se harán usando las herramientas de creación de estos tipos de datos en el editor de texto, nunca de manera manual.
• Se incluirá el número de página en el pie del documento.
• Todas las imágenes, fórmulas matemáticas, diagramas o esquemas, vídeos, audio y cuadros de texto deberán tener asociado un texto alternativo con una descripción de aquello que muestran que permita a una persona que no vea saber qué tiene delante. Esto se hará dentro de la descripción del texto alternativo en el formato de la imagen.
• En el caso de gráficas, debe garantizarse que los colores elegidos tienen un contraste suficiente entre ellos, así como la existencia de textos alternativos.
• Se evitará el uso de elementos parpadeantes.
• Solo se deberán incluir accesos a elementos multimedia que cuenten con una alternativa válida para transmitir la información para el usuario al que va dirigido: audiodescripción, subtítulos, lenguaje braille, lengua de signos y/o lectura fácil.
• Toda información transmitida mediante color deberá tener una alternativa textual. Además, los colores deberán garantizar un contraste suficiente entre el primer plano y el fondo, usar tipografía sans serif y tamaño de letra siempre superior a 12 puntos.
• De ser necesaria la utilización de enlaces dentro del documento, deberá identificarse claramente el objetivo de cada vínculo. No se aconsejan enlaces del tipo “haga clic aquí” o “más información”. Siempre se deberá indicar correctamente hacia dónde va antes de que el usuario abra el enlace. Ejemplos: “Más información sobre el proceso de inscripción” o “Realizar la inscripción online”.
• En caso de necesitar convertir un documento a PDF, se deben seguir los siguientes pasos: “Archivo” > “Guardar y enviar” > “Crear documento PDF/XPS”. Además, se deberá marcar la casilla “Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad”.

Existe una amplia variedad de herramientas y técnicas para la evaluación de la accesibilidad de documentos. Su objetivo es advertir de los problemas que pueden tener personas con discapacidad que utilizan productos de apoyo. También permite evaluar el cumplimiento de las pautas de accesibilidad definidas por la WAI.

Para la validación de accesibilidad de documentos exportados como página HTML se sugieren algunas herramientas como Examinator, Achecker, TAW, HERA y WAVE.

Para la validación de accesibilidad de documentos exportados a PDF se proponen estas herramientas: Check a PDF y PDF Accessibility Checker, PAC.

En el caso de usar Microsoft Office 2010 existe una herramienta automática para evaluar si un contenido es accesible accediendo a “Archivo” > “Comprobar si hay problemas” > “Comprobar accesibilidad”.

Se puede encontrar más información sobre pautas de accesibilidad en el siguiente enlace: Versión reducida de la Guía de elaboración de materiales accesibles. Recomendaciones generales sobre documentos de texto. Realizada por la Universidad Autónoma de Madrid.